WEG-Verwaltung: Aufgaben, Pflichten und Rechte im Überblick

Die Jahresabrechnung kommt spät, ein Wasserschaden im Keller bleibt wochenlang liegen, und auf E-Mails antwortet niemand. Spätestens dann fragen sich viele Eigentümer/-innen, was eine WEG-Verwaltung eigentlich leisten muss und was sie von ihr verlangen können.

Dieser Ratgeber erklärt, welche Aufgaben das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) der Verwaltung zuweist, was sie ohne Beschluss entscheiden darf, was nicht zu ihrem Job gehört und welche Schritte Sie gehen können, wenn die Verwaltung ihre Pflichten nicht erfüllt.

Was ist eine WEG-Verwaltung?Link to this section

Die WEG-Verwaltung ist die Person oder Firma, die das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft im Auftrag aller Eigentümer/-innen verwaltet. Sie stellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auf, beruft die Eigentümerversammlung ein, setzt Beschlüsse um und kümmert sich um die Erhaltung des Gebäudes.

Hausverwaltung ist der Oberbegriff. Die WEG-Verwaltung ist eine Form davon, daneben gibt es die Mietverwaltung für Vermieter/-innen ganzer Häuser und die Sondereigentumsverwaltung für einzelne vermietete Eigentumswohnungen.

Die Eigentümerversammlung bestellt die Verwaltung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1, § 26 Abs. 1 WEG). Die Bestellung gilt für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine erneute Bestellung ist möglich, der Beschluss darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden. Die Einzelheiten zu Leistungen und Vergütung regelt der Verwaltervertrag.

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Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?Link to this section

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung lassen sich in drei Bereiche teilen: kaufmännisch (Geld und Buchhaltung), rechtlich und organisatorisch (Versammlung, Beschlüsse, Vertretung) und technisch (Erhaltung des Gebäudes). Was davon im Einzelnen geschuldet ist, ergibt sich aus dem Gesetz, den Beschlüssen der Gemeinschaft und dem Verwaltervertrag.

Kaufmännische Aufgaben

• Wirtschaftsplan: Für jedes Kalenderjahr stellt die Verwaltung einen Wirtschaftsplan mit den erwarteten Einnahmen und Ausgaben auf. Über die Höhe der Hausgeld-Vorschüsse beschließen die Eigentümer/-innen (§ 28 Abs. 1 WEG).
• Jahresabrechnung: Nach Ablauf des Jahres rechnet die Verwaltung über den Wirtschaftsplan ab. Auf dieser Grundlage beschließt die Versammlung über Nachzahlungen oder angepasste Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Mehr dazu im Beitrag Jahresabrechnung der WEG.
• Vermögensbericht: Zusätzlich erstellt die Verwaltung jedes Jahr einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen. Jede/r Eigentümer/-in bekommt ihn (§ 28 Abs. 4 WEG).
• Hausgeld und Mahnwesen: Die Verwaltung zieht das Hausgeld ein, überwacht die Zahlungseingänge und mahnt Rückstände an. Bleibt eine Zahlung aus, kann sie für die Gemeinschaft das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die Einzelheiten regeln meist der Verwaltervertrag oder ein Beschluss.
• Konten und Rücklage: Das Geld der Gemeinschaft gehört auf ein eigenes WEG-Konto im Namen der Gemeinschaft, getrennt vom Vermögen der Verwaltung. Dort liegt auch die Erhaltungsrücklage. Eine angemessene Rücklage anzusammeln gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG).
• Rechnungen und Sonderumlagen: Die Verwaltung prüft und bezahlt Rechnungen von Dienstleistern. Beschließt die Versammlung eine Sonderumlage, berechnet sie die Anteile und fordert sie an.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

• Eigentümerversammlung: Die Verwaltung beruft die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG), in Textform und in der Regel mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 4 WEG). Sie leitet die Versammlung, sofern die Eigentümer/-innen nichts anderes beschließen (§ 24 Abs. 5 WEG).
• Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung: Die Gemeinschaft kann beschließen, dass Eigentümer/-innen online teilnehmen (§ 23 Abs. 1 WEG). Mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann sie für bis zu drei Jahre auch rein virtuelle Versammlungen beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG). Die Verwaltung organisiert die Technik. Teilnahme und Abstimmung müssen dabei mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Wer bis Ende 2027 virtuelle Versammlungen beschließt, muss bis einschließlich 2028 trotzdem einmal im Jahr eine Präsenzversammlung abhalten, außer alle verzichten einstimmig darauf (§ 48 Abs. 6 WEG).
• Protokoll und Beschluss-Sammlung: Über die Beschlüsse wird unverzüglich ein Protokoll aufgenommen (§ 24 Abs. 6 WEG). Die Verwaltung führt außerdem die Beschluss-Sammlung, in die jeder Beschluss mit Datum eingetragen wird (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
• Beschlüsse umsetzen: Was die Versammlung beschließt, setzt die Verwaltung um, vom Wartungsvertrag bis zur Fassadensanierung. Auch Umlaufbeschlüsse ohne Versammlung bereitet sie vor (§ 23 Abs. 3 WEG).
• Vertretung der Gemeinschaft: Die Verwaltung vertritt die Gemeinschaft gegenüber Handwerkern, Versicherungen, Behörden und vor Gericht (§ 9b Abs. 1 WEG). Erhebt ein/e Eigentümer/-in Klage gegen einen Beschluss, muss die Verwaltung alle anderen unverzüglich informieren (§ 44 Abs. 2 WEG).
• Einsicht in Unterlagen: Jede/r Eigentümer/-in kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, also in Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Korrespondenz (§ 18 Abs. 4 WEG). In der Praxis organisiert die Verwaltung diese Einsicht.
• Hausordnung: Die Verwaltung achtet darauf, dass die Hausordnung eingehalten wird, und spricht Verstöße an.

Technische Aufgaben

• Erhaltung des Gemeinschaftseigentums: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, also von Dach, Fassade, Treppenhaus, Leitungen und Heizungsanlage (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG). Die Verwaltung behält den Zustand des Gebäudes im Blick, meldet Handlungsbedarf und bereitet größere Maßnahmen zur Abstimmung vor.
• Angebote und Handwerker: Für beschlossene Maßnahmen holt die Verwaltung Vergleichsangebote ein, beauftragt Firmen, überwacht die Arbeiten und nimmt sie ab.
• Wartung und Prüfpflichten: Aufzug, Heizung, Brandschutz und Trinkwasseranlage brauchen regelmäßige Wartungen und Prüfungen. Die Verwaltung schließt die nötigen Verträge und hält die Termine nach.
• Schäden und Versicherung: Bei einem Sturm- oder Leitungswasserschaden sorgt die Verwaltung dafür, dass der Schaden begrenzt und behoben wird, und wickelt ihn mit der Gebäudeversicherung ab. Eine angemessene Versicherung zum Neuwert gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG).
• Verkehrssicherung: Winterdienst, Beleuchtung, Spielplatz und Bäume auf dem Grundstück müssen so betreut werden, dass niemand zu Schaden kommt. Die Verwaltung organisiert das, meist über Hausmeister- und Gartendienste.

Rechte und Pflichten der WEG-VerwaltungLink to this section

Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 handelt die Verwaltung als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Ihr Vertragspartner ist die Gemeinschaft, nicht der oder die einzelne Eigentümer/-in. Das erklärt, warum manche Rechte, die Verwalter/-innen früher hatten, heute bei den Eigentümer/-innen liegen.

Die Pflichten der WEG-Verwaltung

Die gesetzlichen Pflichten stehen nicht an einer Stelle, sondern verteilt im WEG. Die wichtigsten:

• mindestens eine Eigentümerversammlung pro Jahr einberufen, außerdem immer dann, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer/-innen es unter Angabe von Zweck und Gründen in Textform verlangt (§ 24 Abs. 1 und 2 WEG)
• die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 8 WEG)
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht aufstellen (§ 28 WEG)
• Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung erledigen und Fristen wahren (§ 27 Abs. 1 WEG)
• die Eigentümer/-innen über Beschlussklagen informieren (§ 44 Abs. 2 WEG)

Weitere Pflichten ergeben sich aus dem Verwaltervertrag, zum Beispiel feste Sprechzeiten, Objektbegehungen oder die Erstellung von Unterlagen für die Steuererklärung.

Die Rechte der WEG-Verwaltung: Was darf sie allein entscheiden?

Ohne Beschluss darf die Verwaltung nur zwei Arten von Maßnahmen treffen (§ 27 Abs. 1 WEG):

• Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, etwa eine kleine Reparatur an der Haustür oder die Bestellung von Streusalz
• Maßnahmen, die nötig sind, um eine Frist zu wahren oder einen Nachteil abzuwenden, etwa ein Notdienst bei einem Rohrbruch

Alles andere entscheidet die Eigentümerversammlung, in der Regel mit einfacher Mehrheit. Die Gemeinschaft kann den Spielraum der Verwaltung per Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG), zum Beispiel mit einer Wertgrenze pro Auftrag.

Die Zustimmung aller Eigentümer/-innen braucht es nur in Ausnahmefällen: für eine Vereinbarung, die vom Gesetz abweicht oder die Gemeinschaftsordnung ändert (§ 10 Abs. 1 WEG), und für einen Umlaufbeschluss, sofern die Gemeinschaft für diesen Gegenstand nicht vorher die Mehrheit hat genügen lassen (§ 23 Abs. 3 WEG).

Nach außen ist die Vertretungsmacht der Verwaltung dagegen umfassend: Einen Vertrag, den sie im Namen der Gemeinschaft schließt, muss die Gemeinschaft grundsätzlich gegen sich gelten lassen. Eine Beschränkung wirkt gegenüber Dritten nicht (§ 9b Abs. 1 WEG). Nur Grundstückskauf- und Darlehensverträge setzen immer einen Beschluss voraus. Überschreitet die Verwaltung ihre Befugnisse, kann sie der Gemeinschaft gegenüber schadensersatzpflichtig sein.

Die Verwaltung leitet die Eigentümerversammlung und hat Anspruch auf die vereinbarte Vergütung. Gegen Beschlüsse klagen kann sie seit 2020 nicht mehr. Die Anfechtungsklage steht nur Eigentümer/-innen zu und richtet sich gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 1 und 2 WEG). Das gilt auch für einen Beschluss, mit dem die Verwaltung abberufen wird.

Was gehört nicht zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung?Link to this section

Die WEG-Verwaltung ist für das Gemeinschaftseigentum zuständig. Was in und an Ihrer eigenen Wohnung passiert, ist grundsätzlich Ihre Sache:

• Sondereigentum: Innentüren, Bodenbeläge, Sanitärobjekte und Leitungen hinter der ersten Absperrmöglichkeit in der Wohnung gehören in der Regel zum Sondereigentum. Welche Teile genau, regelt die Teilungserklärung.
• Vermietete Wohnungen: Die WEG-Verwaltung erstellt keine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter/-innen, sucht keine Mieter/-innen und verwaltet keine Mietverträge. Die Jahresabrechnung der WEG liefert nur die Zahlen dafür. Diese Aufgaben übernimmt eine Sondereigentumsverwaltung, die Sie gesondert beauftragen.
• Streit unter Nachbarn: Ein Konflikt zwischen zwei Eigentümer/-innen, der das Gemeinschaftseigentum nicht berührt, ist keine Verwaltungsaufgabe. Die Verwaltung kann vermitteln, entscheiden kann sie nicht.
• Rechtsberatung: Beratung in Ihren persönlichen Rechtsfragen gehört nicht zu den Aufgaben der Verwaltung. Dafür brauchen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt.

Wie kontrollieren Eigentümer/-innen die Verwaltung?Link to this section

Die Kontrolle liegt bei der Gemeinschaft. Dafür gibt das Gesetz Ihnen mehrere Werkzeuge:

• Verwaltungsbeirat: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er prüfen, bevor die Versammlung darüber beschließt (§ 29 Abs. 2 WEG).
• Einsicht in die Unterlagen: Sie können jederzeit Belege, Verträge und Kontoauszüge einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Bei einer digitalen Verwaltung geht das oft direkt online.
• Vermögensbericht: Er zeigt einmal im Jahr, wie viel Geld in der Rücklage liegt und welches Vermögen die Gemeinschaft hat.
• Entlastung: Mit der Entlastung verzichtet die Gemeinschaft auf bekannte Ansprüche gegen die Verwaltung. Stimmen Sie nur zu, wenn Sie keine offenen Kritikpunkte haben.

Was tun, wenn die WEG-Verwaltung ihre Aufgaben nicht erfüllt?Link to this section

Erfüllt die Verwaltung ihre Aufgaben nicht, gehen Sie am besten in Stufen vor. Jede Stufe schafft die Grundlage für die nächste.

1. Schriftlich auffordern: Beschreiben Sie das Versäumnis konkret, etwa die fehlende Jahresabrechnung, und setzen Sie eine angemessene Frist. Schicken Sie die Aufforderung per E-Mail oder Brief und heben Sie eine Kopie auf.
2. Beirat einschalten: Gegenüber der Verwaltung vertritt der oder die Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Eine Beschwerde über den Beirat hat deshalb mehr Gewicht als eine einzelne E-Mail.
3. Versammlung verlangen: Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer/-innen in Textform eine Versammlung, muss die Verwaltung einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert sie sich pflichtwidrig, darf der Beiratsvorsitz einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Wie das abläuft, lesen Sie im Beitrag außerordentliche Eigentümerversammlung.
4. Verwaltung abberufen: Die Gemeinschaft kann die Verwaltung jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, einen wichtigen Grund braucht sie dafür nicht. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Wie Sie den Wechsel vorbereiten, steht im Leitfaden zum Verwalterwechsel in der WEG.
5. Gericht anrufen: Jede/r Eigentümer/-in hat Anspruch auf eine ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG). Fasst die Versammlung einen notwendigen Beschluss nicht, kann ein/e Eigentümer/-in ihn durch das Gericht ersetzen lassen (§ 44 Abs. 1 WEG). Einen fehlerhaften Beschluss können Sie innerhalb eines Monats anfechten (§ 45 WEG).

Für Schäden, die durch Pflichtverletzungen entstehen, haftet die Verwaltung der Gemeinschaft aus dem Verwaltervertrag. Die Ansprüche macht die Gemeinschaft geltend, nicht der oder die einzelne Eigentümer/-in.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?Link to this section

Für neue Verwalterverträge liegt die Grundvergütung 2026 meist zwischen 29,75 und 47,60 Euro brutto pro Einheit und Monat (CRES-Verwalterentgeltstudie 2026). Kleine Gemeinschaften zahlen pro Einheit mehr als große, weil viele Aufgaben unabhängig von der Zahl der Wohnungen anfallen.

Dazu kommen Sonderleistungen, die nicht in der Grundvergütung enthalten sind, zum Beispiel eine außerordentliche Versammlung oder die Betreuung einer großen Sanierung. Welche Leistungen zur Grundvergütung gehören, steht im Verwaltervertrag. Wie Sie Angebote vergleichen und welche Preise für welche Objektgröße üblich sind, zeigt unser Überblick Was kostet eine Hausverwaltung?

Häufige Fragen zur WEG-VerwaltungLink to this section

Muss eine WEG einen Verwalter haben?

Nein, das Gesetz schreibt keine Verwaltung vor. Ohne Verwaltung vertreten aber alle Eigentümer/-innen die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG), was schon bei einem Handwerkerauftrag mühsam wird. Außerdem kann jede/r Eigentümer/-in die Bestellung einer zertifizierten Verwaltung verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Mehr dazu im Beitrag WEG ohne Verwalter.

Kann sich eine WEG selbst verwalten?

Ja. Die Gemeinschaft kann eine/n Eigentümer/-in zum Verwalter bestellen. Hat die Anlage weniger als neun Einheiten, muss diese Person nicht zertifiziert sein, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer/-innen eine zertifizierte Verwaltung verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ab neun Einheiten kann jede/r Eigentümer/-in eine Zertifizierung verlangen. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie im Beitrag WEG-Selbstverwaltung.

Wer darf eine WEG verwalten?

Verwalter/-in kann jede natürliche oder juristische Person sein. Seit dem 1. Dezember 2023 können Eigentümer/-innen eine zertifizierte Verwaltung verlangen. Die Prüfung dafür wird vor der Industrie- und Handelskammer abgelegt (§ 26a WEG). Details im Beitrag zertifizierter Verwalter.

Haftet der WEG-Verwalter für Fehler?

Ja. Verletzt die Verwaltung schuldhaft ihre Pflichten, etwa weil sie eine Frist versäumt oder einen Schaden nicht meldet, haftet sie der Gemeinschaft auf Schadensersatz. Die Ansprüche macht die Gemeinschaft geltend. Gewerbliche WEG-Verwaltungen brauchen eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung und müssen dafür eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen.

Was darf ein WEG-Verwalter nicht?

Die Verwaltung darf keine größeren Aufträge ohne Beschluss vergeben, keine Grundstückskauf- oder Darlehensverträge ohne Beschluss schließen und das Geld der Gemeinschaft nicht mit eigenem Geld vermischen. Sie kann weder die Gemeinschaftsordnung noch den Kostenverteilungsschlüssel ändern, das können nur die Eigentümer/-innen. Gegen Beschlüsse der Versammlung kann sie seit 2020 nicht mehr klagen.

Was bedeutet ordnungsmäßige Verwaltung?

Ordnungsmäßig ist eine Verwaltung, die dem Interesse aller Eigentümer/-innen nach billigem Ermessen entspricht und Gesetz, Vereinbarungen und Beschlüsse einhält (§ 18 Abs. 2 WEG). Dazu gehören laut § 19 Abs. 2 WEG insbesondere eine Hausordnung, die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, eine angemessene Versicherung, eine Erhaltungsrücklage, die Festsetzung der Hausgeld-Vorschüsse und auf Verlangen die Bestellung einer zertifizierten Verwaltung. Jede/r Eigentümer/-in kann eine solche Verwaltung von der Gemeinschaft verlangen.

Wie lange wird ein WEG-Verwalter bestellt?

Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Kürzere Zeiträume sind möglich. Unabhängig davon kann die Gemeinschaft die Verwaltung jederzeit abberufen.

Ist die WEG-Verwaltung auch für meine vermietete Wohnung zuständig?

Nein. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum. Mietverträge, Mieterkommunikation und die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter/-innen übernimmt eine Sondereigentumsverwaltung, die Sie getrennt beauftragen können.

Methodik und QuellenLink to this section

Alle Rechtsaussagen haben wir am Gesetzestext geprüft, Stand 19. Oktober 2026. Die Kostenspanne stammt aus der unten genannten Studie, die Einordnung nach Objektgröße aus unserem Kostenratgeber.

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), Bundesministerium der Justiz: §§ 9b, 10, 18, 19, 23 bis 29, 44, 45 und 48 in der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Fassung, § 23 Abs. 1a in Kraft seit 17. Oktober 2024
• Gewerbeordnung, § 34c, Bundesministerium der Justiz: Erlaubnispflicht und Berufshaftpflichtversicherung für Wohnimmobilienverwalter/-innen
• Verwalterentgeltstudie 2026, Center for Real Estate Studies (CRES) im Auftrag von IVD und BVI, veröffentlicht am 22. April 2026: Bruttowerte für Neuverträge

Kennen Sie schon Ralph?Link to this section

Ralph übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften mit zertifizierten Verwalter/-innen. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Belege und Protokolle sehen Sie jederzeit im Ralph-Portal, Eigentümerversammlungen finden in Präsenz, hybrid oder virtuell statt.

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